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Regolamento di organizzazione (scarica pdf)

Prima parte
Base legale e contenuti

Art. 1 Base legale
Il regolamento generale della Fondazione dell’Istituto Svizzero di Roma (di seguito denominata Istituto) è adottato dal Consiglio di Fondazione conformemente all’art. 10 dello Statuto.

Art. 2 Contenuti
Il regolamento di organizzazione contiene:
  1. l’indicazione della base legale e dei contenuti (prima parte).
  2. le regole da applicare agli organi della Fondazione (seconda parte).
  3. le regole da applicare alle commissioni consultative dell'Istituto (terza parte).
  4. le regole da applicare all’organizzazione e al funzionamento della Fondazione (quarta parte).
  5. le disposizioni riguardanti i residenti dell’Istituto (quinta parte).
  6. le regole generali da applicare al controllo, al budget e all’impegno della Fondazione (sesta parte).
  7. entrata in vigore e disposizioni transitorie (settima parte).
[1] Per semplificazione, è stato utilizzato il genere maschile per indicare le funzioni superiori dell’Istituto. Ciò premesso, la politica dell’Istituto mira a rispettare il più possibile l’uguaglianza tra i sessi.

Seconda parte
Organi della Fondazione
Il Consiglio di Fondazione, il direttore e l'organo di revisione



Capitolo I: Il Consiglio di Fondazione

Art. 3 Composizione e nomina
Il Consiglio di Fondazione è composto di un presidente, di un vice-presidente, e di tre a cinque membri (di cui il membro di diritto), selezionati tenendo conto delle loro esperienze negli ambiti artistico e scientifico, delle loro competenze di gestione e, per i membri svizzeri, della loro rappresentatività delle regioni linguistiche del Paese. 
Degli invitati possono partecipare alle riunioni del Consiglio di Fondazione.
Il membro di diritto è proposto dalla famiglia della donatrice Carolina Maraini-Sommaruga.
L’Ambasciatore pro tempore di Svizzera a Roma partecipa alle riunioni in qualità di invitato permanente senza diritto di voto.
Il Consiglio di Fondazione nomina il membro di diritto e procede alla nomina degli altri membri per per cooptazione.
Tutti i membri del Consiglio di fondazione sono nominati per una durata di quattro anni; sono rieleggibili ma la durata del loro mandato non può in alcun caso superare otto anni (ad eccezione del membro di diritto).
I membri non possono essere sostituiti in caso d’assenza.

Art. 4 Carattere onorifico delle funzioni all’interno del Consiglio di Fondazione
Le funzioni di presidente, di vicepresidente, di membro del Consiglio di Fondazione sono onorifiche.
Solo le spese e le indennità per prestazioni straordinarie possono essere rimborsate in accordo con il relativo regolamento e fermo restando il carattere non lucrativo della Fondazione.

Art. 5 Competenze generali
Il Consiglio di Fondazione fissa la strategia, l’organizzazione e le regole di gestione dell’Istituto. Assicura il controllo dell’Istituto in materia finanziaria, amministrativa e di gestione delle risorse.
Esercita i diritti conferitigli dagli statuti e ha le competenze che leggi e regolamenti non attribuiscono ad altri organi.

In particolare, il Consiglio di Fondazione:
1. definisce la visione, la strategia, l'organizzazione e le regole di gestione della Fondazione:

a. adotta i mandati di prestazione conferiti all’Istituto;
b. approva la politica d’investimenti decisa dall’Ufficio federale delle costruzioni e della logistica in accordo con il direttore;
c. amministra il patrimonio della Fondazione e sostiene la direzione nella ricerca dei mezzi finanziari necessari al buon funzionamento dell’Istituto;
d. fissa gli obiettivi annuali e ne verifica la realizzazione;
e. definisce l’organizzazione;
f. impegna la Fondazione verso terzi;
g. conferisce i diritti di firma;
h. accetta le donazioni e le devoluzioni;
i. assicura la buona cooperazione tra l’Istituto e l’Ambasciata di Svizzera a Roma.

2. adotta il regolamento generale e gli altri regolamenti e direttive necessari al funzionamento della Fondazione così come le loro modifiche e li sottopone all’autorità di vigilanza per approvazione o informazione secondo quanto stabilito dal presente regolamento.
3. approva ogni anno il rapporto annuale di gestione.
4. presenta i rapporti e i conti all’autorità di vigilanza
5. rappresenta la Fondazione presso i principali partner dell’Istituto o si fa rappresentare dal direttore.
6. istituisce le commissioni consultative necessarie al funzionamento dell'Istituto.
7. nomina:
  • a. i membri, il presidente e il vice-presidente del Consiglio di Fondazione;
  • b. il direttore e convalida il suo mansionario;,
  • c. i membri delle commissioni consultative, di concerto con il direttore;
  • d. i membri della Direzione, su proposta del direttore;
  • e. l’ufficio di revisione;
  • f. il revisore interno;
  • g. il Segretariato del Consiglio di Fondazione.
8. approva la scelta dei residenti secondo il preavviso delle commissioni consultative o del direttore;
9. approva il programma annuale delle attività su proposta del Direttore;
10. approva le direttive elaborate dal Direttore;
11. esamina i rapporti e ne adotta le raccomandazioni;
12. organizza la revisione interna.

Art. 6 Competenze finanziarie
Il Consiglio di Fondazione ha le seguenti competenze finanziarie:
  • a. approva il piano finanziario e il budget su proposta del Direttore;
  • b. approva i conti su proposta del Direttore e dopo verifica da parte dell’organo di revisione;
  • c. autorizza i sorpassi di preventivo superiori a quelli di competenza del Direttore;
  • d. prende atto dei rapporti dell’ufficio di revisione e approva la realizzazione di eventuali raccomandazioni.

Art. 7 Sedute
Il Consiglio di Fondazione si riunisce, in genere, almeno due volte all’anno.
Il Consiglio di Fondazione si riunisce inoltre quando minimo tre membri ne fanno richiesta.
Il Consiglio di Fondazione può riunirsi in Svizzera e in Italia o per conferenza telefonica e video.

Art. 8 Convocazioni
Il Consiglio di Fondazione è convocato dal presidente per discutere di questioni di sua competenza come fissato dagli statuti e dai regolamenti.
Il rapporto annuale di gestione e i conti d’esercizio dell’anno precedente saranno inviati ai membri del Consiglio di Fondazione insieme con la convocazione alla seduta del primo semestre. Il preventivo, gli obiettivi e il programma delle attività dell’anno successivo saranno inviati ai membri del Consiglio di Fondazione con la convocazione alla seduta dell’ultimo trimestre.
Il Consiglio di Fondazione è convocato per lettera semplice o per posta elettronica. L’ordine del giorno e la documentazione devono pervenire ai membri con un minimo di sette giorni d’anticipo rispetto alla seduta.
I punti non all’ordine del giorno possono essere trattati solo se tutti i membri esprimono il loro consenso.

Art. 9 Delibere
Il Consiglio di Fondazione può deliberare quando la maggioranza dei suoi membri è presente.
Le decisioni del Consiglio di Fondazione sono prese a maggioranza dei voti espressi, tranne nel caso in cui si debba osservare una prescrizione più rigorosa.
Le votazioni si fanno per alzata di mano. Si può ricorrere allo scrutinio segreto se il Consiglio di Fondazione ha votato precedentemente per tale soluzione.
Le decisioni del Consiglio di Fondazione possono essere prese attraverso una presa di posizione scritta, a meno che un membro non chieda la discussione orale; il Consiglio può pure deliberare in conferenza telefonica o video.
Tali decisioni devono essere inserite nel verbale della riunione successiva.
In genere, il direttore dell’Istituto assiste alle sedute a titolo consultativo. I rappresentanti dell’organo di revisione sono presenti per le parti finanziarie che comportano il loro intervento (approvazione dei conti).
In caso di parità di voti, il voto del presidente è preponderante.


Capitolo II: La presidenza del Consiglio di Fondazione

Art. 10 Il presidente e il vicepresidente

Il presidente e il vicepresidente sono nominati per un periodo di quattro anni; sono rieleggibili una volta.
Il presidente del Consiglio di Fondazione è cittadino svizzero.
Il presidente, in collaborazione con il direttore dell’Istituto, elabora l’ordine del giorno e prepara le sedute del Consiglio di Fondazione; egli presiede le sedute e ne assicura il buon funzionamento.
Il presidente rappresenta il Consiglio di Fondazione negli affari interni ed esterni, verso terzi così come in occasione di manifestazioni per le quali sia richiesta la presenza del Consiglio di Fondazione.
Il presidente controlla che siano eseguite le decisioni del Consiglio di Fondazione.
Il vicepresidente sostituisce il presidente in caso d’impedimento o di conflitto d’interessi.
Il vicepresidente assume gli incarichi che gli sono affidati dal presidente o dal Consiglio di Fondazione.


Capitolo III: Il segretario del Consiglio di Fondazione e gli archivi

Art. 11: Il segretario del Consiglio di Fondazione

Il segretario del Consiglio di Fondazione è nominato dal Consiglio di Fondazione; ha le seguenti competenze:
a. d’accordo con il presidente e il direttore, elabora l’ordine del giorno e lo invia ai membri con l’invito,
b. assiste alle sedute del Consiglio di Fondazione senza diritto di voto,
c. redige i verbali,
d. è responsabile dell’archivio degli atti del Consiglio di Fondazione.

Art. 12 Gli archivi
Al fine di riunire in modo giudizioso in uno stesso luogo gli atti relativi alla sua creazione, al suo sviluppo e alla sua gestione, tutti i documenti dell’Istituto sono conservati in archivio, eccetto la corrispondenza corrente.
Gli atti saranno classificati e conservati in ordine razionale e mantenuti in buono stato.
Il Consiglio di Fondazione adotta le disposizioni necessarie per la tenuta degli archivi e degli atti.


Capitolo IV: Il direttore

Art. 13 Nomina e subordinazione

Il direttore dell’Istituto è nominato dal Consiglio di Fondazione per un periodo di quattro anni; il suo contratto può essere rinnovato.
E’ l’organo esecutivo del Consiglio di Fondazione al quale rende conto.

Art. 14 Funzioni e competenze generali
Il direttore dirige l’Istituto in collaborazione con gli altri membri della Direzione.
Il direttore istituisce efficaci mezzi di gestione e guida.
Egli garantisce il raggiungimento dei risultati definiti dai mandati di prestazione conferiti all’Istituto.
Il direttore rappresenta l’Istituto verso i terzi e ha, in particolare, le seguenti competenze:

a. dirige e sviluppa l’Istituto, come centro scientifico e artistico, nell’ambito definito dal Consiglio di Fondazione e secondo i termini del mandato di prestazione;
b. propone al Consiglio di Fondazione nell’ambito della sua visione a lungo termine, la strategia, il programma delle attività e il budget annuale;
c. elabora, con il contributo dei collaboratori, il programma delle attività di cui si assume la responsabilità nell’ambito del budget;
d. propone al Consiglio di Fondazione la nomina dei membri della Direzione;
e. assume il personale dell’Istituto;
f. dirige l’attività dei membri della Direzione e degli altri collaboratori dell’Istituto;
g. propone al Consiglio di Fondazione il rapporto annuale di gestione per il 30 aprile di ogni anno;
h. propone al Consiglio di Fondazione le direttive menzionate nel presente regolamento;
i. assicura i contatti operativi con le autorità svizzere e italiane, con i partner, i mandanti e i mecenati o sponsor dell’ISR;
j. assicura il coordinamento con l’Ambasciata Svizzera a Roma;
k. assicura i contatti con le università, le scuole universitarie professionali, gli organismi di ricerca e le istituzioni culturali e artistiche svizzere e italiane e li delega, se necessario, ai membri della Direzione;
l. è responsabile della ricerca di fondi terzi;
m. assicura il sostegno ai residenti nel loro lavoro e nei loro contatti con le persone e le istituzioni d’interesse e può delegare questo compito ai membri della Direzione;
n. è responsabile della comunicazione interna ed esterna.


Art. 15 Competenze finanziarie
Il direttore dell’Istituto ha le seguenti competenze finanziarie:

a. elabora con i relativi responsabili, il preventivo annuale dell’Istituto e lo sottopone al Consiglio di Fondazione;
b. in collaborazione con i membri della Direzione, si assicura che siano aggiornati tutti i budget;
c. può autorizzare i sorpassi di budget in favore di un progetto quando il suo finanziamento è assicurato. I sorpassi di una posizione del budget devono essere compensati e devono essere autorizzati dal Consiglio di Fondazione al termine dell’esercizio;
d. informa regolarmente il Consiglio di Fondazione della gestione finanziaria dell’Istituto;
e. autorizza:
   1. le spese e può delegare le spese inferiori a 3000 CHF
   2. le spese di viaggio e di rappresentanza del personale
f. approva le trasferte dei membri della Direzione e dei collaboratori coinvolti secondo la direttiva relativa al personale dell’Istituto che sarà sottoposta per informazione all’autorità di vigilanza;
g. le trasferte straordinarie del direttore sono sottoposte all’approvazione del Consiglio di Fondazione secondo la direttiva relativa al personale.


Capitolo V: L’organo di revisione

Art. 16 L’organo di revisione

L’organo di revisione è costituito da una società specializzata di revisione nominata per una durata di massimo sei anni.
L’ufficio di revisione è esterno e indipendente e non è compatibile con nessun organo o funzione all’interno della Fondazione.
L’organo di revisione verifica ogni anno i conti dell’esercizio dell’anno precedente e il bilancio e redige un rapporto per il Consiglio di Fondazione.



Terza parte
Le commissioni consultative dell’Istituto

Capitolo I: Le commissioni consultative

Art. 17 Costituzione delle commissioni consultative

Il Consiglio di Fondazione nomina una commissione scientifica e una commissione artistica.
Il loro funzionamento è oggetto di una direttiva relativa alle commissioni scientifica e artistica dell’Istituto sottoposta per approvazione all’autorità di vigilanza.
Le commissioni formulano il loro preavviso per il Consiglio di Fondazione e/o per il direttore.
Se il Consiglio di Fondazione o la direzione istituisce altre commissioni, ne nomina il presidente e i membri e ne definisce i compiti in una direttiva ad hoc, che sarà sottoposta all’autorità di vigilanza per approvazione.

Art. 18 Funzionamento
Le commissioni sono composte, in genere, da massimo sei membri che restano in carica quattro anni e sono rieleggibili due volte.
Il quorum è ottenuto se la metà dei membri della commissione è presente. Le commissioni prendono decisioni a maggioranza semplice.
Le commissioni possono consultare degli esperti di varie discipline in base alle candidature pervenute per il concorso dei nuovi residenti e alle necessità dell’Istituto.
I membri delle Commissioni ricevono l’invito con un minimo di sette giorni d’anticipo rispetto alla seduta, esso contiene l’ordine del giorno così come i documenti necessari per adottare decisioni.



Quarta parte
Organizzazione e funzionamento della Fondazione

Capitolo I: La Direzione

Art. 19 La Direzione

La Direzione dell’Istituto comprende il direttore, l’amministratore, il responsabile scientifico, il responsabile artistico.
La Direzione sostiene il direttore nei suoi compiti e nell’esecuzione delle missioni della Fondazione.

Art. 20 Organizzazione e funzionamento della Direzione
La direzione è presieduta dal direttore che decide sulla sua organizzazione e il suo funzionamento.
La Direzione ha in particolare il compito di assicurare la gestione quotidiana e coordinare l’adempimento dei compiti tra i diversi settori.
Essa si riunisce in principio una volta alla settimana.
Sono redatti dei verbali decisionali.


Capitolo II: L’amministratore

Art. 21 L’amministratore

L’amministratore è nominato dal Consiglio di Fondazione su proposta del direttore. E’ responsabile delle finanze, del personale e della logistica.
E’ subordinato al direttore dell’Istituto.
E’ membro della Direzione.
Le sue competenze sono definite in un mansionario dettagliato.

Art. 22 Competenze generali
L’amministratore assicura il buon funzionamento amministrativo dell’Istituto. Ha in particolare le competenze attribuitegli nel suo mansionario e che comprendono in linea di principio:
a. l’amministrazione del personale e delle risorse umane,
b. le competenze finanziarie attribuitegli dal presente regolamento e dal mansionario,
c. la tenuta degli atti e dei documenti finanziari e contabili dell’Istituto,
d. la sorveglianza delle infrastrutture.

Art. 23 Competenze finanziarie
1. In ambito finanziario, l’amministratore ha le seguenti competenze:

a. controlla il rispetto del budget e segnala immediatamente al direttore qualsiasi sorpasso;
b. raccoglie, entro il 15 settembre, per tutto l’istituto i programmi dell’anno successivo con l’indicazione dei costi ed elabora un progetto di preventivo in collaborazione con la Direzione;
c. può effettuare spese fino a 3000 CHF;
d. è responsabile della contabilità e stabilisce le chiusure trimestrali e annuali;
e. è responsabile della gestione dei rischi e del funzionamento del controllo interno.

2. In base al suo mansionario, alcuni compiti possono essere affidati a terzi.



Capitolo III: Il responsabile scientifico

Art. 24 Generalità

Il responsabile scientifico è nominato dal Consiglio di Fondazione su proposta del direttore per un periodo determinato che non può superare i quattro anni; il suo contratto può essere rinnovato.
Il responsabile scientifico è subordinato al direttore dell’Istituto.
E’ membro della Direzione.
Le sue competenze sono definite in un mansionario dettagliato.

Capitolo IV: Il responsabile artistico

Art. 25 Generalità

Il responsabile artistico è nominato dal Consiglio di Fondazione su proposta del direttore per un periodo determinato che non può superare i quattro anni; il suo contratto può essere rinnovato.
Il responsabile artistico è subordinato al direttore dell’Istituto.
E’ membro della Direzione.
Le sue competenze sono definite in un mansionario dettagliato.



Quinta parte
I residenti dell’Istituto

Art. 26 Residenti
Possono essere scelti come residenti dell’Istituto, persone di nazionalità svizzere, persone che risiedono in Svizzera o persone che non vi risiedono, ma che hanno un legame forte con un’istituzione o la scena scientifica o culturale svizzera.
Le procedure di selezione e il soggiorno all’Istituto sono definiti in una direttiva relativa alle residenze dell’Istituto sottoposta per informazione all’autorità di vigilanza.
L’età limite è di 40 anni compiuti al momento della scelta.

Art. 27 Qualità, durata, diritti e obblighi
I residenti soggiornano in istituto per dieci mesi o per periodi più brevi.
I residenti firmano un contratto che definisce i loro diritti e doveri all’Istituto.
Tutti i residenti sono tenuti a rispettare i regolamenti dell’ISR e a partecipare alle sue attività. Essi elaborano un rapporto finale sulle loro attività.

Art. 28 Artisti e ricercatori in residenza
Per soggiorni limitati, ricercatori, artisti o scrittori affermati possono svolgere un periodo di residenza all’Istituto.
Le procedure di selezione e il soggiorno sono definiti in una direttiva relativa alle residenze dell’Istituto sottoposta per informazione all’autorità di vigilanza.



Sesta parte
Regole generali per il controllo, il budget e l’impegno della Fondazione

Capitolo I: Il controllo, il budget e l’impegno della Fondazione

Art. 29 Controllo del preventivo

Qualsiasi attività dell’Istituto che comporti conseguenze finanziarie, deve essere sottoposta in via
preliminare al controllo dell’amministratore.
Le questioni relative alle decisioni finanziarie sono prese con la Direzione.

Art.30 Arbitraggio
In caso di divergenza tra l’amministratore e il direttore su una questione budgetaria, il Consiglio di Fondazione decide; in caso di divergenza tra l’amministratore e un altro responsabile subordinato al direttore, il direttore decide.

Art. 31 L’impegno della Fondazione
La Fondazione è vincolata dalla firma collettiva di due membri del Consiglio di Fondazione aventi diritto di firma.

Art. 32 Poteri di firma
Per l’attività dell’Istituto, e per somme superiori a 5'000 CHF, la Fondazione si ritiene vincolata da:
a. firma a due del direttore e dell’amministratore,
b. o dalla firma a due del direttore o dell’amministratore con il responsabile scientifico o il
responsabile artistico.

Capitolo II : Revisione interna

Art. 33 La revisione interna

La revisione interna è affidata su mandato a una società specializzata oppure a un terzo esterno, nominati dal Consiglio di Fondazione.
Il mandatario non può esercitare una funzione all’interno della Fondazione o dell’Istituto o avere un legame con i residenti.
Il mandatario è subordinato al Consiglio di Fondazione.
Il mandatario:
a. partecipa, in genere, alle parti finanziarie delle riunioni del Consiglio di Fondazione,
b. collabora con l’organo di revisione per la certificazione annuale di conti,
c. esamina le chiusure semestrali, le previsioni per la fine dell’anno e il budget,
d. verifica i processi di gestione,
e. può assumere compiti particolari conferitegli dal Consiglio di Fondazione.
Il mandatario ha accesso a tutti gli atti della Fondazione nell’ambito del suo mandato di revisione interna.

Capitolo III: Valutazione dei risultati

Art. 34 Valutazione dei risultati

Gli obiettivi annuali e i risultati raggiunti nell’ambito dei mandati di prestazione conferiti all’Istituto sono definiti ogni anno dal Consiglio di Fondazione. Su questa base il direttore valuta i contributi dei membri della Direzione e ogni responsabile fa lo stesso per i propri collaboratori.
E’ istituito uno strumento di valutazione comune sotto la responsabilità del direttore.
Le prestazioni del direttore sono sottoposte a una valutazione annuale del Consiglio di Fondazione.



Settima parte
Entrata in vigore e disposizioni transitorie

Art. 35 Adozione e entrata in vigore
Il presente regolamento è stato adottato dal Consiglio di Fondazione simultaneamente con il nuovo statuto il 19 dicembre 2016.
Tutte le disposizioni modificate del regolamento entrano immediatamente in vigore su riserva dell’approvazione da parte dell’autorità di vigilanza.

Roma, 19 dicembre 2016